Lassan véget ér a nagy home office időszak: de mi jön ezután?

A pandémia enyhülésével a munkahelyeken is minden bizonnyal újraindul az élet. Hiba lenne azonban azt hinni, hogy minden ott folytatódhat, ahol 2020 tavaszán abbamaradt.

A munkavégzés rendszerét az alapoktól kezdve újra kell értelmezni, meghatározva a szervezet számára az új működési normákat. Olyan fenntartható, rugalmas keretrendszert kell kialakítani, amely figyelembe veszi a munkavállalói igényeket és megváltozott szokásokat, ugyanakkor a lehető legjobban szolgálja az üzleti célok elérését. Az új normák tudatos alakítására ennek megfelelően sokkal inkább a teljeskörű megújulás lehetőségeként érdemes tekinteni a vállalatoknak, semmint gyorsan megoldandó problémára

– hívja fel a figyelmet Uzsák Éva Virág, a Deloitte HR tanácsadási üzletágának szenior menedzsere. Miként lehet újraértelmezni a munkát? A munkaidő eltöltése helyett a valódi értékteremtésre és az azt legjobban támogató működési keretrendszer kialakítására kell fókuszálni. Ennek szükséges alárendelni a HR stratégiától kezdve az infrastruktúrán át az alkalmazott technológiákig bezárólag mindent. Szem előtt tartva, hogy az új normák kialakítása nem csak a működésre, de a vállalati kultúrára is jelentős hatást gyakorol. A változás persze számtalan adó- és munkajogi, valamint munkaszervezési kérdést is felvet.

Az első fecskék már útra keltek

A szükséges változtatások tervezésével hiba lenne addig várni, amíg a pandémiát valóban a hátunk mögött tudjuk, és csak a külső korlátozások feloldása után kezdeni el azon gondolkodni, hogy mit érdemes változtatni a működésünkben. Most van itt az idő, hogy egy szervezet maga alakítsa tudatosan a saját „visszatérését”, ahelyett, hogy pusztán követővé válna.

Több világcégnél (Google, Facebook, Twitter, Netflix) már elkezdődött az új munkavégzési modellek bevezetése: van, ahol dedikált kollaborációs napokra építve 3:2 arányban határozzák meg az otthoni és az irodai munkavégzés összetételét a jövőre nézve, és van, ahol kifejezetten az a cél, hogy a munkavégzés alapvetően távoli eléréssel és csak minimális fizikai jelenléttel történjen.

Vannak már izgalmas példák Európában is. Spanyolországban elindult egy kezdeményezés arra vonatkozóan, hogy teszteljék a 4 napos munkahét intézményesített lehetőségét. Ezzel szemben bizonyos szektorokban továbbra is türelmetlenül várják, hogy az élet visszatérjen a megszokott kerékvágásba, és csak a korábban általános munkahelyi munkavégzés és jellemzően 8 órás munkarend mellett látják biztosítottnak saját működésüket. A paletta tehát meglehetősen széles, ami egyértelműen alátámasztja azt a gondolatot, hogy a szervezeteknek érdemes egymás megközelítéseiből inspirálódniuk, de a saját legjobb megoldásaikat kell tudatosan keresniük.

Milyen változások várhatóak?

A munka világának jövőjét három egymással összefüggő dimenzió határozza meg: a munkaerő, maga a munka tartalma és a munkavégzés helye. Mindhárom területen óriási változások zajlanak, amelyek már a pandémia előtt is láthatóan alakították a munka világát, ugyanakkor az elmúlt év ennek a változásnak a sebességét lényegesen felgyorsította

 – mondta Csépai Martin, a Deloitte HR tanácsadási üzletágának igazgatója. A munka a korszerű technológiák (robotizáció, kognitív megoldások, mesterséges intelligencia stb.) terjedése miatt automatizálódik, így lehetőség nyílik a munkavállalók kapacitásait felszabadítani nagyobb hozzáadott értékű tevékenységek végzésére. A munkaerő esetében a korábbinál változatosabb forrásokból meríthetnek a munkaadók. Nem feltétlenül jó megoldás kizárólag teljes munkaidős, munkaszerződéssel rendelkező kollégákban gondolkodni, hiszen számos feladatot szerződéses vagy kölcsönzött munkavállalók, vagy projektfeladatokra felkért alvállalkozók és tanácsadók is akár hatékonyabban vagy magasabb minőségben tudnak megoldani. A munkavégzés helyét illetően is jóval szélesebb a lehetőségek tárháza, mint az irodai és az otthoni munkavégzés. Látunk már jó kezdeményezéseket hagyományos vállalati terek és közösségi irodák együttműködésére, amelyek kitágíthatják a munkavégzés helyének lehetőségét, nagyobb rugalmasságot adva a munkavállalók számára akár a munka és a magánéleti preferenciák jobb összehangolására.

Célok és eredménycentrikus aktivitások

Az új munkavégzési normarendszer kialakítása előtt kiemelkedően fontos, hogy meghatározzuk a szervezeti szintű és üzleti célokat, amelyeket az új keretek – a rugalmas munkavégzési stratégia – kialakítása szolgál. Az is előfordulhat, hogy a különböző célok egymással ellentétesek, ezért a prioritások meghatározása is kulcsfontosságú. Az üzleti célokat követően érdemes strukturáltan átgondolni, hogy milyen eredményeken keresztül vezet az út a célok elérése felé, ez a megközelítés sok, inkább feladat-teljesítés orientált szervezetnek nyithat új lehetőségeket a teljesítménymenedzsment és teljesítményértékelés vonatkozásában is, ezek gyakorlatait egyébként is szükséges lehet átgondolni a hibrid működésre való átállás kapcsán.

A kívánt eredmények eléréséhez szükséges és kritikus aktivitások a munkaszervezés alapját adhatják. Definiálva további alapvető kérdéseket: az egyes aktivitás típusok legoptimálisabb megvalósításához szükséges lokáció (tér), eszközrendszer, szereplők és gyakoriság dimenziókat. Egyre többször hallható az a megfogalmazás, hogy a hibrid működésben sokkal meghatározóbb szerepet kap a csapatok működése. Éppen ezért fontos, hogy az új működési normák kialakításának folyamatába a kollégák is bevonásra kerüljenek, szabadságot és felelősséget kell biztosítani számukra abban, hogy megválaszolhassák a legfontosabb kérdéseket.

Az újfajta rugalmas munkavégzési keretek kialakításra sincs egységes recept. A szervezeteknek alternatívákat, forgatókönyveket kell kidolgozniuk, amelyek az eredmények és a tapasztalatok, illetve potenciálisan felmerülő újabb külső környezeti kihívások tükrében rugalmasan alkalmazhatók.

Fogas kérdések

Az új működési modellekkel kapcsolatban számos olyan kérdés felmerül, amelyek megválaszolása cseppet sem egyszerű, ezért a Deloitte szakértői külön is foglalkoznak velük. Említhetjük például a külföldről dolgozó munkavállalók kérdését: rájuk a magyar vagy a munkavégzés helye szerinti foglalkoztatási, munkavédelmi és adózási szabályok lehetnek-e érvényesek? Dr. Gál Brigitta, a Deloitte Legal Ügyvédi Iroda munkajogi csoportjának vezetője szerint ez kezelendő kockázat még akkor is, ha a felek a munkaszerződésben kikötik, hogy a munkaviszonyra a magyar jog szabályai irányadóak. A kérdés megnyugtató rendezése érdekében bizony nem árt nem csak a magyar, de a munkavégzés helye szerinti jogszabályok szemszögéből is vizsgálni a kérdést. Az adózást illetően mindenkinek a 183 napos szabály ugrik be, azaz ha valaki ennél kevesebbet dolgozik külföldön, akkor nem keletkezik ott adófizetési kötelezettsége.

Ez a szabály azonban csak bizonyos esetekben mérvadó. Például, ha a munkavállalóval tart külföldre a családja, akkor adót kell fizetnie még akkor is, ha 183 napnál kevesebbet dolgozik az adott országban. Az adózásban ezért fontos az adóügyi illetőség meghatározása

 – ajánlja Kiss Tímea, a Deloitte adóosztályának szenior menedzsere. Egy másik, hasonlóan bonyolult témakör a home office szabályozása. Ilyen esetben fogas kérdés lehet, milyen költségtérítés jár a munkavállalónak? Ez év május 23-ig a vonatkozó kormányrendelet nagy szabadságot ad a feleknek, hogy megállapodjanak ebben a kérdésben. Távmunka esetén a dolgozói juttatásokat sem terheli adó, ellenkező esetben viszont az SZJA törvény általános szabályai szerint kell eljárni. Munkavédelmi szempontból pedig új szabály, hogy a munkaadóknak tájékoztatást kell adniuk arról, hogy dolgozóik miként alakíthatnak ki biztonságos munkavégzési körülményeket a saját otthonukban.