Az idő pénz: spórolj többet!

Az idő helyes beosztása létfontosságú lehet a vállalat eredményes működése szempontjából. Érdemes lehet tehát tudatosan szervezni a napi munkaidőt a nagyobb produktivitás érdekében. Adunk néhány tippet:

Ne szervezz feleslegesen megbeszéléséket! A meetingek általában időt rablóak és igen gyakran teljesen eredménytelenül záródnak. Ha már muszáj, küldd szét a résztvevőknek előre a témákat, és határozz meg előre egy időtartamot, meddig tart a megbeszélés. És még egy fontos dolog: figyeld meg, ha állva tartod az értekezletet, hamarabb véget fog érni!

Kapcsold be az üzenetrögzítődet! A túl sok telefonhívás csak megakaszt a munkában, ráadásul egy részük valószínűleg nem is fontos. Kapcsold be inkább a hangpostát, vagy az üzenetrögzítődet, ha fontos hívásról volt szó, úgyis hagy a másik fél üzenetet. Így egyszerre le tudod rendezni a napi összes telefonhívásodat.

Használj határidőnaplót! Bár a Cavinton előjelének tartják, ha valaki mindent rögzít a határidőnaplójába, mégis rendkívül hasznos lehet, ha mindent felírsz. Nem csak nem felejted el a találkozóidat, de áttekintve a kötelezettségeken könnyebb megszervezni a napi programot.

Légy proaktív! Ne várj a kollégákra, hogy ötleteket adjanak. Ahelyett, hogy azt mondanád: "Mikor lenne jó az értekezlet?", mondd azt: "Holnap 10-kor értekezlet, ha az nem jó, akkor holnapután ugyanakkor." Legyenek lehetőségek, amikből választhatnak a kollégák, de ne várd, hogy ők ajánlgassanak.

Automatizálj! Minden cégnél vannak feladatok, melyek időről időre előkerülnek és mindig ugyanaz a megoldás módja. Ilyen például az állandó számlák befizetése. Ezek automatizálásával, példánkban egy egyszerű csoportos beszedési megbízással, rengeteg időt lehet megspórolni.

Ne hagyd, hogy elvonják a figyelmed! A napi munkaidő, különösen, ha a feladatok sora tele van unalmas rutinnal rengeteg buktatót rejt. Ott van például az internet. A híroldalak reggeli "gyors", 20 perces átfutása máris 20 elvesztegetett percet jelent. Inkább állíts be egy semleges keresőoldalt, ami egyből segítséget nyújt, ha valamire szükséged van a munkához. A közösségi oldalakat felejtsd el, a Twitter és a Facebook jó móka, és néha hasznos segítség is tud lenni, de annyira biztos nem, hogy minden nap órákig böngészd őket.

Használd okosan a levelezőrendszered! Az új üzenetek érkezéséről szóló felugró ablak szintén csak elvonják a figyelmed. Állíts be inkább ritkább levélletöltési periódust, így nem zavar a befolyó levéláradat. A spameket azonnal tiltsd le, óriási munka ugyanis utólag törölgetni őket egyenként. Időről időre nézd a hírleveleket is, érdemes-e még őket járatni, vagy csak a levélládádat dugítják el nap, mint nap.