Hogyan zajlik a nagy pénzek osztása?

Sorozatunk előző részét a közbeszerzés eljárások bővebb ismertetésének szenteltük. Bemutattuk az eljárási típusokat, illetve a nyílt, s a két szakaszból álló eljárások közös szabályait is. Jelen cikkünk témájául a közbeszerzési eljárás folyamatának ismertetését választottuk, melyet sorozatunk további részeiben is folytatni kívánunk.

Zseb(be)pénz vagy tisztességes forrás? - Kalauz a közbeszerzésekről! (2008. január 3., 12:00)

Előkészítés

A nyílt közbeszerzési eljárás maga az ajánlattételi felhívással indul hivatalosan, azonban mielőtt az eljárás megindulna, az ajánlatkérőnek meg kell terveznie azt. A közbeszerzési eljárás előkészítése az eljárás megkezdéséhez szükséges cselekmények elvégzése. Ilyen cselekmény az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet-, és piacfelmérés, az eljárás becsült értékének felmérése, az eljárást megindító hirdetmény, felhívás és a dokumentáció előkészítése.

Az éves tervre mindig szükség van

Az előkészítés keretében legkésőbb április 15-ig éves összesített közbeszerzési tervet kötelesek készíteni az adott évre tervezett közbeszerzésekről. Ez alól a kötelezettség alól mentesülnek közszolgáltatók, valamint a központosított közbeszerzés során ajánlatkérésre feljogosított szervezetek.

Mindez persze nem jelenti azt, hogy április közepéig ne volna eljárás indítható, ezt meg lehet tenni, de az elindított eljárást bele kell foglalni a közbeszerzési tervbe. Nem árt tudni azt sem, hogy nem kötelező lefolytatni a tervekben szereplő eljárásokat. Sőt, a tervben nem szereplő közbeszerzést is ki lehet írni, persze csak akkor, ha nyomos oka van rá az ajánlatkérőnek, vagyis a közbeszerzési igény előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás merült fel. Természetesen, ha ilyen történik, akkor a közbeszerzési terv módosítása szükséges, s meg kell adni a módosítás indokát is.

A közbeszerzési tervet legalább 5 évig meg kell őriznie az ajánlatkérőknek. A terv egyébként nyilvános, vagyis a kötelezett ajánlatkérőknek biztosítania kell az ehhez való hozzáférést.

Előzetes és összesített tájékoztatás

Az ajánlattevők előzetes tájékoztatását szolgálja nem csupán az éves költségvetési terv, hanem az előzetes összesített tájékoztató. Ezt az ajánlattevő a költségvetési év kezdetekor készítheti el, az adott évre, illetve a következő maximum 12 hónapra tervezett összes olyan árubeszerzésről, illetve szolgáltatás-megrendelésről, melynek becsült összértéke eléri, vagy meghaladja a 750 ezer eurót.

Előzetes tájékoztatót lehet készíteni a tervezett építési beruházás lényeges jellemzőiről, feltételeiről, amennyiben az építési beruházás becsült értéke eléri, vagy meghaladja az építési beruházásra irányadó közösségi értékhatárt. A tájékoztatót hirdetményben kell közzétenni, melyet az ajánlatkérő a honlapján is közzétehet. Az előzetes összesített tájékoztató, mint ahogyan a neve is mutatja, csupán egyfajta előrejelzésre szolgál, az abban foglaltak nem jelentenek kötelezettséget az eljárás lefolytatására.

Mit kell még meghatározni?

A közbeszerzési eljárás lefolytatásának előkészítése során az ajánlatkérőnek meg kell határoznia az eljárás előkészítésének, lefolytatásának, valamint belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, emellett az ajánlatkérő nevében eljáró, valamint az eljárásba bevont személyek, illetőleg szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárások dokumentálási rendjét.

A törvény különösen kihangsúlyozza a személyi felelősségi körök megállapításának szükségességét is, vagyis tehát azt is le kell fektetni, hogy ki, illetve milyen testület viseli az eljárás során meghozott döntésekért a felelősséget.

Dokumentálni mindig kell

Az írásban való dokumentálás kötelezettsége is végigkíséri a közbeszerzési eljárás folyamatát, az előkészítéstől kezdve egészen a szerződés teljesítéséig. Minden iratot, amely a közbeszerzési eljárással kapcsolatosan keletkezett, a szerződés teljesítését követően 5 évig meg szükséges tartani.