Népnyavalya tombol a magyar munkahelyeken: sokak terveit dönti dugába, így küzdhetsz ellene

Amikor fárasztó, vagy unalmas munkafolyamatokkal találjuk szembe magunkat, sokaknál a kézenfekvő megoldás a "problémás" teendők szőnyeg alá söprése.  A halogatás mestereinek azonban nem szabad megfeledkeznie arról, hogy egyik feladat sem fogja megoldani magát és ezzel a hozzáállással nem csak az elkerülhetetlent halogatjuk, de egyre sürgetőbbé is tesszük a munkánkat ezzel még több stresszt szabadítva magunkra.

Érdemes tehát a szimpla halogatásnál biztosabb megoldást találni a problémás feladatokon való túllendülésre. Segítségül most össze is gyűjtöttük a termelékenység területén dolgozó szakértők öt legfontosabb tanácsát.

Lőjük be jól a problémás pontokat

Az első dolog, amit meg kell kérdeznünk magunktól: miért is halogatunk? Amikor produktivitásról van szó, akkor ezzel kapcsolatban az elsődleges  "fájó pontok" meghatározása. Ez azt jelenti, hogy jól körül kell határolnunk, melyek azok a dolgok, amiket utálunk egy adott feladattal kapcsolatban és ezzel előidézik a halogatásra való szándékunkat. Ha ezzel kezdjük a "megküzdést" akkor a gyökerénél ragadhatjuk meg a problémát, aminek segítségével aztán kezelhetjük a dologgal kapcsolatos averzióinkat, vagy találhatunk más megoldást a problémákra - árulta el a HuffPostnak Lindsey Holmes, produktivitási tanácsadó.

Ha tegyük fel azt  halogatjuk, hogy megcsináljuk a takarítást, akkor érdemes leülni és végiggondolni, mitől lesz koszos az otthonunk és hogyan enyhíthetnénk az alapproblémán. Egy légtisztító például nagy segítség lehet a porral szemben, egy robotporszívó pedig megspórolhatja nekünk a kézi porszívózás, ha az ajtóinkra kis tárolókat akasztunk nem kell szétdobálnunk a kacatokat, ha cipővel lépünk be valamelyik helyiségbe arra pedig nem sokból áll zacskót húzni - sorolja a szakértő.

Írjuk le az egyszerű, néhány perc alatt megoldható dolgokat

Fontos, hogy őszintén ismerjük be magunkat, mit érzünk az adott feladattal kapcsolatban, bármiről is van szó pontosan. Ezután azt is be kell látnunk, hogy a teendők nem fogják megoldani és valamilyen módon nekünk kell leküzdenünk azokat. Mindezek után néhány egyszerű praktikával juthatunk közelebb a megoldáshoz, Rashelle Isip, produktivitási tanácsadó a következőket javasolja:

1. Állítsunk be egy stoppert 15 percre és álljunk neki a munkának, némítsunk közben mindent, ami belezavarhatna és azon a negyed órán keresztül végig foglalkozzunk az előttónk álló feladattal.
2. Írjunk össze egy listát egyszerű tennivalókról, amikkel megalapozhatjuk a munkafolyamatot. Ezen szerepelhetnek olyan szimpla dolgok, mint hogy nyitunk egy mappát a munkának, nevet adunk a hozzá használt word dokumentumnak, kezünkbe vesszük a telefont, megnyitjuk a böngészőnket, vagy akár csak benyomjuk a számítógépünket.
3. Szedjük elő a munkához szükséges eszközöket. Ha már előttünk van a laptop, a porszívó, vagy bármi ami az adott feladathoz szükséges, egyből pazarlásnak érezzük majd nem használni őket.

Kezdjük a legkisebb lépésekkel

Ha halogatunk egy folyamatot, érdemes találni benne olyan pontokat, amik könnyen letudhatónak tűnnek. Például ha a kiadásaim szeretném rendbe rázni, első körben összeszedem bankszámlakivonataim. Ez nem sokból áll, de adott esetben annál nagyobb lökést adhat folytatni a projektet, ráadásul az is általános igazság, hogy mindig az első lépés a legnehezebb. Ezután akár folytatjuk a munkát, akár megtorpanunk itt, mindenképp előrébb leszünk, mint amikor belekezdtünk - véli Laura Vanderkam, időmenedzsment szakértő.

Használjuk a Pomodoro technikát

A Pomodoro technika is komoly fegyver lehet a halogatás ellen. A módszer egy nagyon egyszerű és népszerű időmenedzsment metódus, melynek lényege, hogy 25 perc fókuszált munka után mindig rápihenünk öt percet, több (általában négy) ilyen 25 perces szegmens után pedig beiktatunk egy-egy 15-30 perces, nagyobb lélegzetvételű szünetet is.

Ezzel a módszerrel javíthatjuk a koncentrációt és segíthet könnyebben menedzselhető szekciókra osztani munkafolyamatokat. Ezeknek hála elkerülhetjük a kiégést, sőt még apró sikerélményként is elkönyvelhetünk egy-egy sikeresen zárult rövidebb munkaszakaszt - magyarázta Samphy Y produktivitás coach

Ragadjuk meg a halogatás okát és tudjuk le azt, ami segít előrelépni

Hogyha észreveszem, hogy rendszeresen halogatok egy bizonyos típusú feladatot, akkor adok magamnak egy kis időt végiggondolni, hogy pontosan miért is napolom el a dolgot állandóan. Azt fedeztem fel a halogatással kapcsolatban, hogy általában két faktor érzékeny egyensúlyán alapul, egész pontosan a motiváció és a halasztás mögötti okok közöttin

- magyarázta a coach. Ugyanis ha a félelemhez, a túlterheltség érzéséhez és a zavartsághoz hasonló negatív tényezők erőssége a fejünkben meghaladja a motivációnk mértékét akkor természetszerűen  következő napra, aztán az azután következőre halasztanánk dolgunkat. Azonban ha adunk magunkat egy kis időt végiggondolni, miért is halogatunk rendszeresen és a mélyére ásni, hogy mi a dolog mögött álló legelemibb ok, amivel megküzdve aztán előreléphetünk. Ezután adott esetben érdemes utánajárni, hogyan alakult ki a probléma, adott esetben segítséget kérni, ha egyedül nem tudunk megküzdeni vele.

Ha úgy érezzük, hogy a túlterheltség visszaránt, érdemes lehet kisebb részelemekre bontani a munkafolyamatot, így átlathatóbb és könnyebben koordinálható lesz a következő lépés. Ha a hibázástól való félelem mérgezi a gondolkozásunkat, akkor a motivációnkat kell erősíteni és hasznos lehet visszatekinteni a korábbi sikereinkre is, amik segíthetnek elhataráozni magunkat az előrelépésre - tette hozzá Anna Dearmon Kornick, időmenedzsment coach