Hivatali ügyintézés takarékosan: tuti tippek

Az elektronikus ügyintézés nem csak időt, energiát és pénzt takarít meg, de a környezetet is kíméli. A hivatalok, illetve különböző intézmények papírfelhasználása indokolatlanul magas. A különböző bürokratikus folyamatok nem optimális szabályozása az iratok többszörös kinyomtatását, másolását, tárolását eredményezi. Ugyan az Európai Unió nagy hangsúlyt fektet a környezetvédelemre, a különböző EU-s pályázatokat Magyarországon még mindig papír alapon, 2-3 példányban kell benyújtani.

Egy, nem ritkán 600-800 oldalas pályázat során a kinyomtatott, fénymásolt oldalak száma elérheti a 2000-2500 darabot. Az átlagos 80g/m2 súlyú papírok esetében egy komplett pályázati dokumentáció megközelítheti akár a 20 kg súlyt is. Ha figyelembe vesszük, hogy egy tonna klasszikus fehér papír előállításához 12 öreg fát kell felhasználni, akkor egy gyors számolással rájöhetünk, 4 darab, hasonló terjedelmű pályázat benyújtása akár egy fa életébe is kerülhet. Ez az adat különösen abban az esetben pikáns, amikor a pályázat célja esetlegesen egy környezetbarát fejlesztés támogatása.

A Nemzeti Fejlesztési Ügynökség honlapján található Uniós számláló alapján, a 2007. óta futó Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében meghirdetett pályázati konstrukciókra több mint 32.500 támogatási igény érkezett. Ezeknek természetesen nem mindegyike éri el a 600 oldalas terjedelmet, de még így is szemmel látható a szomorú tény, hogy az elmúlt két évben egy kisebb erdőnyi papírt használtak fel, csak az Európai Uniós pályázati szektorban. Ehhez természetesen még hozzáadódik a különböző hivatalokban, intézményekben, a köz-, és magánszférában felhasznált papírmennyiség is, melynek mértékét még megbecsülni sem lehet.

A pályázati szektorban sajnálatos módon még nem, de az önkormányzati- és közszférában már létezik alkalmazható struktúra a papírhasználat csökkentésére. Ilyen rendszer például a Magyarország.hu internetes oldalon található Ügyfélkapu, ahol a regisztrált állampolgárok adóügyeiket, illetve különböző hivatali ügyeiket intézhetik. A rendszer hátránya, hogy helyi, illetve önkormányzati ügyek intézésére nem alkalmas.

Az egyes településeken a papírfelhasználás csökkentését például egy jól működő önkormányzati elektronikus ügyintézési rendszer tudná szavatolni. A szentendrei kistérségben kialakítandó e-önkormányzati rendszer lehetővé teszi a kistérség településeinek, valamint lakosságának, hogy a hivatali ügyeiket nem csak gyorsan és kényelmesen, de környezettudatosan intézhessék.

Ragoncsa Géza, az e-önkormányzati rendszereket kialakító IQSYS Zrt. ügyvezető igazgatóhelyettese kérdésünkre elmondta, "cégünknél, a belső folyamatok szervezésekor is nagy hangsúlyt fektetünk a papírhasználat leszorítására. Ezért az e-önkormányzati rendszer tervezésekor és kialakításakor nagy figyelmet fordítottunk arra, hogy a rendszer üzemeltetésekor a papírfelhasználás egy minimumra - adott esetben nullára - csökkenthető legyen. Megfelelő használat mellett a szentendrei kistérségben kialakítandó e-önkormányzati folyamatok lehetővé teszik a teljes mértékben papírmentes ügyintézést."

Egy, a kistérségben nemrégiben lefolytatott felmérés megcáfolja azt az elterjedt hiedelmet is, hogy az emberekben nem alakult ki a környezettudatos gondolkodás. A megkérdezettek többsége számára ugyanis fontos szempont, hogy az élet minden területén, így az ügyintézés esetében is, minél környezetkímélőbb megoldásokat alkalmazzunk.