29 °C Budapest

Mire figyel a revizor az ellenőrzés során - kulisszatitkok a hivatalból

Pénzcentrum
2005. október 13. 16:17

A hazai vállalkozások jelentősen csökkenthetik számlázással kapcsolatos költségeiket, amennyiben élnek az informatika adta lehetőségekkel. Magyarországon évente mintegy 5 millió számlát állítanak ki a cégek, az egy számlára jutó költség kiállítással, postázással, iktatással, feldolgozással, tárolással együtt körülbelül 100 forint. Ezzel szemben az elektronikus számla költsége mintegy 70 százalékkal kevesebb.

A hazai vállalkozások jelentősen csökkenthetik számlázással kapcsolatos költségeiket, amennyiben élnek az informatika adta lehetőségekkel. Magyarországon évente mintegy 5 millió számlát állítanak ki a cégek, az egy számlára jutó költség kiállítással, postázással, iktatással, feldolgozással, tárolással együtt körülbelül 100 forint. Ezzel szemben az elektronikus számla költsége mintegy 70 százalékkal kevesebb.
 
Kinek jó, és miért ?
A fogyasztó mindig kielégítő választékban, kényelmesen és olcsón kíván vásárolni. Számára kulcsfontosságú, hogy a fogyasztási cikkek időben, éppen akkor kerüljenek az üzletek polcaira, amikor keresi azokat, vagy minél szélesebb választékban és minél kedvezőbb áron juthasson hozzájuk. Ez csak akkor érhető el, ha a disztribúció logisztikai folyamatait hatékony informatikai és adminisztrációs rendszer is támogatja. Ezen belül nagy jelentősége van az elektronikus számlázásnak, amely területen mintegy 6 éves vajúdás után most áttörés következhet be. Az elektronikus számlázást Magyarországon is már a gyakorlatban lehet alkalmazni.
Az új helyzet annak az együttműködésnek köszönhető, amely az ECR Hungary kezdeményezésére jött létre az ECR Hungary, az APEH és a Magyar Gépjárműipari Szövetség között.
Az elektronikus számlázás előnyei jelentősek. Az ellátási lánc szereplői között az adminisztratív munkavégzés elektronizálható és automatizálható, ezzel feleslegessé válik a papírmunka (megszűnnek a számlák tárolásából adódó papírhegyek), rövidebb ideig tart az adminisztráció és gyorsabb lesz a pénzmozgás is. A nemzetgazdaságban az ellátási lánc egészében csökken a bürokrácia, csökkennek a költségek, hatékonyság- és versenyképesség-növekedés következik be.
Az APEH számára könnyebbé és gyorsabbá válik az adóellenőrzés, kevesebb adóvisszaélésre kínálkozik lehetőség, az adó gyorsabban folyik be az államkasszába és újabb előrelépés történik a gyorsabb és kényelmesebb elektronikus adóbevallás irányában.
Az elektronikus számlázás alkalmazásában úttörő szerepük van a nagyvállalatoknak. A törvényi szabályozás megléte és az APEH felkészültsége nyomán viszont eljött az ideje annak is, hogy versenyképességük javítása érdekében a kis- és közepes vállalkozások is mérlegeljék és hasznosítsák az elektronikus számlázásból adódó előnyöket.
Szakértői prognózisok szerint nem lehetetlen, hogy a teljes fogyasztási cikk szektor számláinak forgalmát 2007-ben már 50 %-ban elektronikus úton fogják lebonyolítani. Dr. Futó Iván az APEH elnökhelyettese: "Az elektronikus számlázás jó példa arra, hogy megfelelő előkészítés és közös szándék esetén az üzleti szféra és az állami szervek is hatékonyan tudnak együttműködni." Stephan Skopp az ECR Hungary főtitkára: "Nagyon örülünk, hogy a sikeres együttműködést az ECR és az APEH a továbbiakban is folytatni kívánja."
Az együttműködő szervezetek
Az ECR Hungary (Efficient Consumer Response: Hatékony Fogyasztói Válasz) 2000-ben alakult, mint a hazai fogyasztási cikk szektor beszállítóinak, kereskedőinek és szakmai szolgáltatóinak nyílt fóruma, közös stratégiai programja. A szervezet célja a teljes ellátási lánc költségeinek csökkentése, a közös üzleti folyamatok optimalizálása, végső soron a fogyasztók jobb kiszolgálása a kiélezett versenyhelyzet és a gyorsan változó technológia környezetében. A lehető legjobb érték, szolgáltatás és termék biztosítása a fogyasztó részére, "jobban, gyorsabban, kevesebb költséggel."
A Magyar Gépjárműipari Szövetséget 1998-ban alapította 10 autóipari gyártó- és beszállító vállalat. A Szövetség célja egyebek között az iparág versenyképesség ének javítása, az információáramlás tökéletesítése. A Szövetségnek 2005. októberben 24 aktív tagja van, az autóipar adja a magyar ipari termelés 14%-át, a teljes magyar export 23%-át, az ágazat tavalyi nettó termelési értéke 10,2 milliárd EURÓ volt. Dr. Lukács Pál, az MGSZ ügyvezető igazgatója: "A magyar autóipar jövőbeli fejlődése szempontjából kiemelkedő lépésnek tartjuk az elektronikus számlázás körében elért fejlődést, amelyet közös munkában az APEH-hal és az ECR-rel értünk el."
Az elektronikus számlákkal kapcsolatos alapvető követelmények
A terméket értékesítő, szolgáltatást nyújtó adóalany valamint a terméket beszerző / szolgáltatást igénybe vevő között létrejött, az elektronikus számlázásra vonatkozó előzetes megállapodás nincs alakisághoz kötve (tehát a felek mind szóban, mind írásban, sőt esetenként ráutaló magatartással is megköthetik), amennyiben az elektronikus számlát elektronikus aláírással ellátott elektronikus adatként (PKI) bocsátják ki.
Amennyiben a felek EDI rendszerben számláznak, akkor előzetesen megkötött írásbeli szerződés alapján lehet számlát kibocsátani.
Az elektronikus úton kibocsátott számláknak is meg kell felelniük a számlákra vonatkozó általános követelményeknek.
Az elektronikus számláknak minden esetben meg kell felelniük az áfa-törvény 43. § (7) bekezdésében foglalt követelményeknek, mely a következőképpen rendelkezik:
"43. § (7) Elektronikus úton kibocsátott számla, egyszerűsített számla esetében az eredet hitelességét, a tartalom sértetlenségét, valamint a dokumentum olvashatóságát fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel, vagy elektronikus adatcsere rendszerben (EDI) történő továbbítással kell biztosítani. EDI rendszerben történő számlázásokról az adóalanyoknak havonta papíralapú kiegészítő összesítő dokumentummal kell rendelkezniük. A kiegészítő összesítő dokumentumra a számviteli törvénynek a számviteli bizonylatra vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni."
 
Az elektronikus számlák kiállítása
Az elektronikus számlákat két rendszerben lehet kibocsátani:
elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus adat formájában (PKI), vagy
EDI rendszer alkalmazásával.
Az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény (Eat.) határozza meg az elektronikus iratok aláírásának rendjét. Ezen jogszabályban foglalt feltételeknek megfelelően legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus dokumentum kezelhető számlaként.
Az EDI rendszerben kibocsátott számlák a felek között történt előzetes megállapodás alapján zárt technikai rendszeren jutnak el a számlakibocsátótól a számla befogadójáig. Az EDI rendszerben való számlázás további követelményei, hogy a felek előzetesen írásban megállapodjanak az EDI alkalmazásában és erre vonatkozóan szerződéssel rendelkezzenek, valamint további követelmény, hogy az EDI rendszeren kibocsátott számlákat papíralapú összesítő dokumentummal kísérjék.
A papíralapú összesítő dokumentumot a számla kibocsátója állítja ki havonta, a tárgyhót követő hó 20. napjáig. A papíralapú összesítő dokumentumot két példányban kell kiállítani, az egyik példányt a számla kibocsátója megtartja és számlaként megőrzi, a másik példányt pedig a vele szerződéses kapcsolatban álló partnerének juttatja el.
Az elektronikus számlák megőrzése
A jelenleg hatályos szabályok szerint az elektronikus számlát és az összesítő dokumentumot a kiállítása szerinti eredeti formában kell megőrizni hét évig. Ez azt jelenti, hogy - fő szabály szerint - a papíralapú számlákat nem lehet elektronikus számlává konvertálni, de a már elektronikus úton kibocsátott számlákat sem lehet más formátumban (pl. kinyomtatva) megőrizni. Minden esetben a számla kibocsátáskori formátuma igazolja az adófizetéssel összefüggő kötelezettségek és jogok meglétét.
Az elektronikus számlákat csak az Európai Közösség valamely tagállamának területén lehet megőrizni. Ezen felül az adóalany köteles az adóhatóság felhívására az elektronikus számlát és az összesítő dokumentumot ellenőrzés céljából 3 munkanapon belül bemutatni.
A számla megőrzésére kötelezett adóalany az elektronikus számlák megőrzését maga is elláthatja vagy annak ellátásával külön törvény szerinti archiválási szolgáltatót bízhat meg. Amennyiben a megőrzésre kötelezett személy megőrzési kötelezettségének maga tesz eleget, úgy köteles az elektronikus aláírással (PKI) kibocsátott számlán időbélyegzőt elhelyeztetni olyan szolgáltatóval, amely a szolgáltatást minősített hitelesítés szolgáltatóként nyújtja.
Az állami adóhatóság által elfogadott fájlformátumok a következők:
txt formátum (text fájl)
bármilyen más olyan ún. print fájl formátum, mely nem formázott szöveget, illetve karaktereket tartalmaz, továbbá nem találhatók a fájlban - a soremelésen és az oldalkezdet jelzésén kívül - utasítások, és a fájl tartalma (a fájlban szereplő szöveg, illetve karakterek) egyértelműen megfeleltethető a kinyomtatott adatoknak (a fájlban szereplő karakterek sorozata, tulajdonsága a papírra történő kinyomtatással sem változik).
xml fájlformátum, az Adó- és Ellenőrzési Értesítő 2005/9. számában található APEH közlemény 3. számú mellékletében részletezett fájlstruktúra szerint.
Az előzőekben részletezett fájlformátumokban az elektronikus számlákat kérésre floppyn vagy CD lemezen kell az adózónak az adóhatóság rendelkezésére bocsátania.
Az elektronikus számlázás ellenőrzése
Az APEH az elektronikus számlázás ellenőrzése során az alábbi területekre fordít kiemelt figyelmet:
  • A számlák kötelező tartalmi elemeinek megléte
  • A vevővel, megrendelővel kötött előzetes írásbeli szerződés, valamint annak tartalma
  • Az elektronikus számlázás zárt és biztonságos működését biztosító belső szabályozás vizsgálata
  • Az elektronikus számlázási rendszer és a könyvelési rendszer kapcsolatának ellenőrzése
  • PKI rendszerű elektronikus számlázás esetén a megfelelő elektronikus aláírás és az időbélyegző megléte
  • EDI rendszer alkalmazásával kibocsátott számlák esetén a papír alapú összesítő dokumentum vizsgálata
  • Véletlenszerűen és célzottan kiválasztott számlák szúrópróbaszerű ellenőrzése
EDI rendszer alkalmazásával kibocsátott számlák esetén az adózó köteles az elektronikus számlákról havonta kiállítandó, papír alapú összesítő dokumentumokat az ellenőrzés részére átadni
NAPTÁR
Tovább
2021. július 30. péntek
Judit, Xénia
30. hét
Július 30.
Barátság világnap
KONFERENCIA
Tovább
Sustainable World 2021
Fenntartható befektetések, piaci lehetőségek: varázsszó az ESG
EZT OLVASTAD MÁR?