Nemcsak költséghatékonyabbá, de biztonságosabbá is teheti a kiszervezés a bérszámfejtést (x)

Mióta foglalkozik a Prohuman bérszámfejtéssel, és milyen fejlesztések történtek azóta?

Legelső szolgáltatásunk a munkaerő-kölcsönzés volt, és ennek során a munkavállalók bérszámfejtését a kezdetektől fogva mi végeztük. Ezt látva merült fel partnereinknél az az igény, hogy a saját, belsős munkavállalóiknak is mi készítsük el a bérszámfejtését, így szinte ez a tevékenység is a kezdetektől jelen van a portfóliónkban. Igyekszünk folyamatosan fejlődni, mivel a piac mindig változik, az igények is átalakulnak, mi pedig ezekre igyekszünk reagálni, vagy akár a legtöbb esetben előremutató megoldásokat kitalálni.

A bérszámfejtési szolgáltatásunkra elsők között a Cafeteria rendszerek működtetése épült rá, ezt követte az évek alatt a digitalizációs folyamatok beépítése révén például az elektronikus aláírással érvényesíthető nyilatkozatok vagy a munkaidő-nyilvántartó rendszerek bevezetése. Ez utóbbinak a jelentősége forintmilliókban mérhető, hiszen egy 100 fős cégnél a munkaidőkeret kihasználásban történt 1%-os tévedés évente kb. 15 millió Ft többletköltséget jelent a munkáltatónak.

A digitalizációnak köszönhetően pedig jelenleg teljesen papírmentessé tudjuk tenni a szolgáltatásunkat, amennyiben a fogadó oldalról is megvan erre a nyitottság.

Kiknek ajánlja a Prohuman a bérszámfejtés szolgáltatást? Milyen vállalatoknál jelenthet ez nagy előnyt?

Tulajdonképpen minden vállalkozásnak. Három kiemelkedő példával tudok élni.

Kis- és középvállalkozások (30–300 fő) esetében egy fő bérszámfejtő foglalkoztatása jellemzően jóval magasabb költséggel jár, mintha egy külső cég végzi el a bérszámfejtést – mégis sok esetben ezeknek a vállalkozásoknak a vezetői gondolják azt, a kiszervezés csak a nagy cégek terepe.

Kifejezetten előnyös a szolgáltatás azoknak a cégeknek is, amelyek a munka törvénykönyvétől eltérő szabályrendszerben működnek (ilyen például az egészségügyi szektor), hiszen itt a bérszámfejtés ellátása további speciális szaktudást is igényel, ami szintén növeli a költségeket.

A harmadik halmazt pedig a nagyvállalatok jelentik: ezek azok a szervezetek, amelyek a bérszámfejtés során megjelenő adatokat már nemcsak feldolgozni, hanem használni is szeretnék. Ez a gondolkodásmód egyelőre leginkább a nagyobb cégekre jellemző, de várható, hogy rövid időn belül begyűrűzik majd a kis- és középvállalkozások működésébe is.

Melyek azok a fő tényezők, amelyek miatt érdemes kiszervezni a bérszámfejtést?

Az első ok a legtöbb esetben egyértelműen a költséghatékonyság, kiszervezni ugyanis jellemzően kevesebbe kerül, mint azonos minőségben házon belül ellátni ezeket a feladatokat.

Másodikként egy furcsa, mégis manapság abszolút egyértelmű szókapcsolatot használnék: fluktuációbiztonság. Nehéz jó szakembert találni, de még nehezebb a helyzet, ha ez az egyetlen bérszámfejtő kiesik akárcsak betegség vagy szabadság miatt, akár végleg. Egy ilyen ember pótlásánál az egyértelmű többletköltségek mellett a tudásátadás a legkritikusabb tényező.

Végül harmadik pontként kiemelném az üzletmenet-folytonosság biztosítását, ami részben az előzővel is összefügg. A folytonosság biztosítása egyetlen bérszámfejtő esetében szinte kivitelezhetetlen, nálunk viszont a dedikált szakember mellett két másik kolléga is ismeri az adott cég struktúráját, ezért, ha egyvalaki kiesik, még mindig ketten tudják átvenni a helyét.

Negyedik tényezőként az adatbiztonság és adathasználat kérdését említeném meg. Sokan félnek attól, hogy kiszervezésnél az adatok kikerülnek, de a tapasztalatok azt mutatják, hogy a kiszivárgások inkább házon belülről történnek, hiszen amíg egy külső szolgáltatónak egy munkavállaló bére csak szám, addig a kollégáinak olyan információ, amit egy ismerős archoz társít. A másik fontos tényező az adatbiztonság kapcsán, hogy főleg a kisebb cégek jellemzően nem igazán vannak felkészülve fizikai vagy IT balesetekre, esetleg támadásokra, pl. nem rendelkeznek szervertükrözéssel, biztonsági mentésekkel.

Mindezeken felül pedig a minőség minden szempontból meghatározó kell, hogy legyen a döntés során: a speciális szaktudás, a széles piaci rálátás, illetve a legjobb gyakorlatok ismerete mind olyan érvek, amik a kiszervezés mellett szólnak.

Egy cég kb. mennyit tud megtakarítani, ha kiszervezi a bérszámfejtést?

Egy bérszámfejtő teljes költsége bérrel, juttatásokkal, rezsivel, képzésekkel, szoftverekkel együtt nagyságrendileg havi 1 milliós költséget jelent egy cégnek, és ezek csak az alapdíjak. Ezt növelheti például, ha egy cég 100 főnél nagyobb, hiszen akkor már TB-ügyintézői szaktudás is szükséges. Ennél jellemzően alacsonyabb költségek mellett megvalósítható egy kiszervezés általunk. Partnereinknek egy kalkulátor nyújt segítséget a döntésben.

Miért válasszák a Prohuman bérszámfejtés szolgáltatását?

Az első és a legfontosabb, hogy nálunk nincs „dobozos” szolgáltatás, azt és annyit kérnek a szolgáltatási portfóliónkból, amennyit szeretnének. Folyamatosan mérjük ügyfeleink elégedettségét, ami minden évben 95-97% körül mozog, és amennyire csak lehet, rugalmassá tesszük a munkavégzésünket. Persze furcsa ezt a bérszámfejtésre mondani, ahol szigorú jogszabályi keretek vannak, de az nem mindegy, hogy ezeket a munkafolyamatokat hogyan illesztjük a partnereink egyedi profiljához. Ami pedig a komplexitást illeti: a bérszámfejtés csak egy szelete a 360°-os szolgáltatási palettánknak, amivel gazdaságosabbá, gyorsabbá, digitalizáltabbá és biztonságosabbá tehetjük ügyfeleink mindennapjait.

www.prohuman.hu

(x)