Amikor egy járvány hozza el a paradigmaváltást a vállalati belső kommunikációban

Barathi Tamás vagyok, a Blue Colibri App alapítója. Blogsorozatomban be fogom mutatni azt a küzdelmet, amelyet nap mint nap vívunk a munkavállalók hatékony informálása kapcsán közép és nagyvállalati környezetben. Honnan indultunk? Mi történik most? Hogyan élik meg a munkavállalók és a vezetők a helyzetet kommunikációs szempontból? Erről próbálok pillanatképet adni, és elmesélem lépésről lépésre, hogyan változtattuk meg több tízezer munkavállaló belső kommunikációs szokásait gyakorlatilag hetek alatt és hogyan segítünk formálni a vállalati kultúrát.

Az elmúlt 3 munkanapban este 9 órakor tudtam letenni a telefont. A telefon alatt most nem az aggódó édesanyámat értem, hanem a kétségbeesett, azonnali megoldást kereső ügyfeleket. Majd hajnal 2-ig írtam az e-maileket, válaszoltam a feltett kérdésekre.
3 nap alatt 30 vállalat keresett meg, összesen 45.000 munkavállaló vonatkozásában. Munkavállalói létszámban ez másfélszer több, mint amit az elmúlt 1,5 évben elértünk.

Mire döbbentek rá a cégek most 4-5 nap alatt?

Ennek megértéséhez érdemes kicsit visszamenni az időben. Az elmúlt 2 évben vállalatokkal együttműködve, a munkáltatók és munkavállalók közötti belső kommunikációs folyamatokat, csatornákat, tartalmakat és az ezt körülölelő vállalati kultúrát tanulmányozva, fejlesztettünk egy belső kommunikációs online platformot. Cél az volt, hogy a munkavállaló, akár saját mobilján is elérje a rendszert és akár egy-, akár kétirányú kommunikációt tudjunk kiépíteni, amely gyors, hatékony, célzott és mérhető eszközt ad a HR és a belső kommunikációs osztályoknak.

Főként azokra a szektorokra fókuszáltunk, ahol nagy számban vannak úgynevezett non-desk munkavállalók (értsd: nincs e-mail címük, nem rendelkeznek vállalati számítógéppel vagy telefonnal, jellemzően több telephelyen, több műszakban dolgoznak vagy folyamatosan úton vannak). Termelés, kereskedelem, logisztika, vendéglátás, szervízhálózatok, stb. szereplőivel kezdtük meg az egyeztetéseket.

Amikor még nem fáj eléggé

A kezdeti időszakban a pozitív visszajelzések ellenére lassan haladtunk. Sokan megkérdőjelezték azt, hogy a munkavállalók rendelkeznek-e okostelefonnal. Azt sem feltételezték, hogy tudnak facebookozni. Aztán előkerült a tipikus magyar mentalitás, a miért nem fog ez működni és jöttek sorban a jól ismert slágerek:

• nem engedi a global,

• GDPR szempontok,

• IT security,

• nincs telefonja az embereknek,

• nem fogják használni,

• ki fogja feltölteni tartalommal?

Kedvencem az volt, amikor egy közel 3000 fős cég IT vezetője közölte, hogy náluk mindenki eléri az intranetet... Aztán kiderült, hogy a "náluk" alatt a saját 15 fős IT csapatára gondol, hogy mi van a többiekkel, azt a HR tudja... A beszélgetés folyamán eljutottunk oda, hogy a dolgozók 70%-ának nincs céges e-mail címe és nincs benne az AD-ban sem. Innen szép nyerni.

Közben a túlterhelt, minden feladattal is felruházott HR-esek plakátokat gyártanak, rendezvényeket szerveznek, az irodájuk sokszor adminisztrációs infópontként működik, esélyük sincs mérni, hogy egy kiküldött információ vajon eljut-e a munkavállalókhoz és mennyien olvassák el, értik meg a benne foglaltakat.

A változás szele

2019. második felében már valami változott, egyre többen kezdték el tervezni a belső kommunikációs folyamatok fejlesztését, érdeklődtek, egyeztetések kezdődtek, de a folyamat továbbra is lassú volt. Novemberben kijöttünk egy országos belső kommunikációs benchmark felméréssel. Az eredmények lesújtóak voltak. Közel 300.000 munkavállalót foglalkoztató cég által kitöltött kutatás eredményeiből is tisztán látszott, hogy a cégek nagy része nem használ modern eszközöket és a vállalatok 98%-ában úgy lett az e-mail az első számú kommunikációs csatorna, hogy

• 1. a cégek harmadánál a munkavállalók felének sincs email címe,

• 2. mindenki tudja, hogy a körleveleket 15-25% arányban nyitják meg a munkavállalók.

Összességében úgy érkeztünk meg 2020. március 11-hez, hogy a nagyvállalatok túlnyomó része sem infrastrukturálisan, sem vállalati kultúrában, sem egyéni képességekben nem volt felkészülve a tömeges home office-ra és a célzott, hatékony, gyors, mérhető. vállalati belső kommunikációra.

És akkor megindultak a munkavállalók haza...

5 dolog, ami rögtön gondot jelentett:

• Infrastruktúra: laptop, VPN kapcsolat

• Rutin: online szoftverek napi szintű használata

• Helpdesk: otthon nincs "IT-s Sanyi"

• Elérés: intranet és jogosultságok

• Szokások: online meetingek kultúrájának hiánya

Ami pedig a kékgalléros/non-desk munkavállalók tájékoztatását illeti? Nos, ott maradt a kőkorszak. A szórólapok és plakátok. Holott semmire sem volt idő.... Egy szórólap megtervezése, sokszorosítása, kiosztása, na nem is akarok belegondolni...

A kézenfekvő megoldás

A csapatommal múlt csütörtökön (2020.03.12.) pár óra alatt kidolgoztunk egy kríziskommunikációs csomagot. Díjmentesen felajánljuk azon vállalatoknak, akiknél a legnehezebb a munkavállalók direkt elérése. Reméltük, hogy lesz pár cég, aki meg tudja ugrani a GDPR, IT biztonsági, jogi kérdéseket és a cél szentesíti az eszközt alapon képesek lesznek gyorsan bevezetni a rendszert. A bevezetőben írt számok engem is megdöbbentettek.

Nagyon pozitívan csalódtam a vállalatokban. Hirtelen képesek összetartani a management tagjai és a különböző területeken dolgozók, és gyorsan tudnak konszenzusra jutni. Amit eddig fél évig nyúztunk, mint a rétestésztát, azt most órák alatt megbeszéltük, véglegesítettük. Indítjuk a cégre szabott rendszereket, tartjuk az adminoktatásokat, gyártjuk a bevezetéshez szükséges segédanyagokat.

Hogy mekkora az információs éhség? Tegnap volt olyan cég, akinél reggel 10:00-kor indultunk élesben és este 19:00-ra már a munkavállalók 70%-a belépett és kipróbálta a rendszert. Ehhez korábbi benchmark adatok alapján termelő szektorban 1-1,5 év kellett.