Hatékony térkihasználás: olcsóbb iroda!

Az elmúlt évek erős irodakereslete a tavalyi évben tovább növekedett, viszonylag stabil, 12-15 euró/m2/hó szint körül mozgó bérleti díjakon. 2009-ben azonban az irodaházak kihasználatlansági mutatójának növekedése várható. Nem valószínű, hogy a bérbeadók, a kínálati bérleti díjakat jelentős mértékben csökkentenék, - egy-két extrém példától eltekintve - azonban a bérlőknek adott kedvezmények valószínűleg növekedni fognak. A bérlők jó alkupozícióban vannak, a bérleti díj azonban csak egy, az összes irodaköltséget befolyásoló tétel közül, vélik a GVA Robertson szakemberei.

A bérleti összköltséget leginkább a bérelt terület nagysága határozza meg, ebbe beletartozik a bérelt területén túl az épület közös területeiből a bérlőre jutó hányad. A költséget a nettó/bruttó irodaterület, a bérlemény kialakítása, elrendezése, és az egy munkaállomásra jutó bérelt terület mérete is befolyásolja. Ezért mielőtt a bérleti díjak csökkentésébe fogna egy cég, érdemes egy tanácsadó bevonásával felülvizsgálni, hogy mekkora az egy munkaállomásra jutó összköltség, vagy a munkaállomásra jutó átlagos területi méret, és egy hatékonyabb irodában, esetleg más irodakialakítással mennyit tudna megtakarítani.

A GVA Robertson számításai szerint, az üzemeltetési és bérleti költségek figyelembe vételével, míg egy 10 %-os bérleti díjcsökkentés átlagosan 7 %-os összköltségcsökkentést jelent, addig a bérelt terület 10 %-os csökkentése átlagosan 10 %-os összköltségcsökkentést eredményez.

Az iroda elrendezését a teljes létszám, a szervezeti felépítés, és a működési folyamatok alapján lehet optimalizálni. A költségracionalizálási folyamat során a tanácsadó végigkíséri a céget az optimális területigény megállapításától kezdve az összköltségszámításon és a bérbeadói ajánlatok begyűjtésén keresztül a megfelelő ajánlat kiválasztásáig. A terület igény csökkentésében szerepe van az iroda jó elrendezésének, és az épületnek is. Egy hatékony elhelyezést biztosító épületben, akár 10-25 %-os területcsökkentés is elérhető, a területek egy légteresítésével pedig további 10-15 % terület megtakarítás.

A költségcsökkentési lépéseket egy konkrét példán keresztül vizsgálva, az állapítható meg, hogy egy cégnek, amely 3-4 fős szobákban több mint 1244 négyzetméteren helyezi el munkatársait, egy hatékonyabb irodaházban, alacsonyabb közös területi arány mellett az iroda egy légteresítésével ugyanezt a létszámot 1010 négyzetméter területen helyezheti el. A bérlettel kapcsolatos összköltség alapján, ugyanolyan feltételezett bérleti díj mellett a hatékonyabb elhelyezés 23%-kos költségcsökkentést, több mint 1,2 millió forint megtakarítást jelent havonta. Természetesen a megtakarítás mértéke területarányosan csökken. Ennek megfelelően egy 200-300 m²-es irodát bérlő vállalkozás havonta több százezer forintos nagyságrendben érhet el megtakarítást az irodahasználat megfelelő átgondolásával.