Pénzcentrum • 2021. június 22. 17:23
A hibrid munkavégzés elterjedésével a dokumentumkezelésben is felgyorsult a digitális átalakulás. A legtöbb munkahelyen vegyesen, papíralapon és digitálisan is kezelik a különböző dokumentumokat, a vállalkozások 11,5 százalékánál pedig csak papíralapú a teljes folyamat. A Canon Hungária Kft. online felméréséből megtudtuk a hazai dokumentumkezelési szokásokat és elvárásokat.
Az elmúlt időszakban sok munkahelyen most először jelentek meg olyan fogalmak mint a hibrid- vagy éppen a távmunka, amelyhez a digitális megoldásoknak is nagyon rövid idő alatt alkalmazkodnia kellett. Közben a vállalkozások továbbra is számos kihívással találkoznak mindennapokban a dokumentumok kezelésével kapcsolatban, legyen szó akár az archiválási folyamatokról, a GDPR-kompatibilis adatkezelésről vagy éppen egy korábbi papíralapú szerződés előkereséséről. A Canon online felmérésének célja az volt, hogy feltérképezze a szokásokat, a legnagyobb problémákat és legfontosabb elvárásokat a dokumentumkezelés területén.
Papír kontra digitális
A járvány hatására a legtöbb esetben nem változott az eszközhasználat a dokumentumok kezelése során. A válaszadók többsége, közel 70% naponta minimum egyszer, de 17% is legalább hetente használ nyomtatót, fénymásolót vagy szkennert a különböző munkafolyamatok során. A legtöbb munkahelyen a mai napig vegyesen, tehát papíralapon és digitálisan is kezelik a különböző dokumentumokat (76%).
A kitöltők több mint 12 százalékánál már tisztán digitális formában, 11,5 százaléknál viszont még mindig csak papíralapon történik a dokumentumkezelés. A felmérés kitért a fenntarthatóság kérdésére is: ez alapján a válaszadók közel 90%-a tartja fontosnak az észszerű papírhasználatot és az energiahatékony munkafolyamatok kialakítását.
Az elveszett dokumentum a legnagyobb frusztráció
A válaszadók számára legtöbbször a papíralapú dokumentumok okoznak fejtörést: 41% a nem digitalizált dokumentumok elvesztését, valamint a korábbi dokumentumok közötti nehéz kereshetőséget és az ebből származó bosszúságot emelte ki legnagyobb hátrányként a mindennapi munkavégzés során. A második legnagyobb probléma, hogy a dokumentumok kezelése rengeteg időt vesz el (36%) főként akkor, ha ezeket vegyesen, tehát digitálisan, illetve papíralapon is archiválni vagy tárolni kell, és a munkatársaknak egy nem felhasználóbarát rendszerben kell dolgozniuk. A felmérésben résztvevők közel 20 százaléka pedig kifejezetten a dokumentumkezelő eszközök nem megfelelő működését és hiányos funkcionalitását jelölte meg problémaként, valamint, hogy a kollégák ezért nem tudják zökkenőmentesen kezelni az eszközöket.
A technológia legfontosabb szerepe, hogy hatékonyan segítse a munkát és ne akadályozza. Egy jó dokumentumkezelő rendszernek is olyannak kell lennie mintha egy digitális asszisztensünk lenne. A könnyű kezelhetőség, a különböző iparágak igényeinek megfelelő funkcionalitás, az egyszerű integrálhatóság, valamint a könnyű kereshetőség mind olyan tulajdonságok, amelyek nélkülözhetetlenek a mindennapi dokumentumkezelésben
– mondta Winkler Zsolt, a Canon Hungaria B2B marketing vezetője, és hozzátette: "A felmérés megmutatta, hogy a kis- és középvállalkozásoknál bőven van még lehetőség a fejlődésre, ezért segítünk nekik megtalálni a hozzájuk illő megoldásokat. Így növelhetik a hatékonyságot, csökken a hibalehetőség, és a kollégák az igazán fontos feladatokra koncentrálhatnak”
JÓL JÖNNE 1 MILLIÓ FORINT?
Amennyiben 1 millió forintot igényelnél 36 hónapos futamidőre, akkor a törlesztőrészletek szerinti rangsor alapján az egyik legjobb konstrukciót, havi 33 952 forintos törlesztővel az UniCredit Bank nyújtja (THM 14,41 %), de nem sokkal marad el ettől a CIB Bank 33 972 forintos törlesztőt (THM 14,45%) ígérő ajánlata sem. További bankok ajánlataiért, illetve a konstrukciók pontos részleteiért (THM, törlesztőrészlet, visszafizetendő összeg, stb.) keresd fel a Pénzcentrum megújult személyi kölcsön kalkulátorát. (x)
Megbízhatóság, gyorsaság és hibrid funkciók
Nem meglepetés, hogy a válaszadók többsége a hatékonyságot, megbízhatóságot tartja fontosnak, de az igen, hogy a GDPR szabályoknak megfelelő adatkezelés, mint fontos szempont, csak keveseknél (10%) merül fel, ha a dokumentumkezelésről van szó. Sokkal többen (26%) jelölték meg– valószínűleg a közelmúlt történései miatt is – a hibrid munkavégzéssel kapcsolatos funkciókat, tehát hogy a rendszerek távmunka során is kifogástalanul működjenek.
Új dokumentumkezelő rendszer bevezetése esetén pedig a legfontosabb szempontok a könnyű kezelhetőség és felhasználóbarát rendszer (38%), az integrálhatóság a már meglévő rendszerekkel (30%), valamint a költséghatékonyság (8,5%).
Kutatást készít a Pénzcentrum
Hogy pontos képet kapjunk a kisvállalkozások mindennapjairól, az elmúlt évek nagyszabású átalakításainak rájuk gyakorolt hatásairól egy félmérés keretében gyűjtünk információt arról, hogyan vették a cégek ezeket az akadályokat, milyen folyamatok indultak el, és milyen megoldások segítenék őket hatékonyabb működéshez, főleg az adminisztratív feladatok automatizálásában, hogy energiájukat az üzletre összpontosíthassák.